REKISTERI ja TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on SBR Finland Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 22.5.2018
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
SBR Finland Oy
Linnankatu 64 b 22
20100Turku
+358 40 705 0615
Rekisterin nimi
SBR Finland Oy:n tapahtumien ilmoittautumis- ja osallistujarekisteri.
Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:
Henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen) sopimus jossa rekisteröity on osapuolena (tapahtumiin ilmoittautuminen ja kommunikointi järjestähän ja osallistujan välillä). Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito tapahtumaan osallistuvien henkilöiden ja järjestäjän välillä, markkinointi sekä tapahtumiin liittyvä tieto.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
Nimi, sukupuoli, syntymäaika, seura, osoite, kansalaisuus, puhelinnumero, työnantaja, ammatti ja hätätapauksia varten yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot. Rekisteriin saatetaan lisäksi kerätä tapahtumien yhteydessä järjestäjien toimesta otettuja valokuvia tai videokuvaa.
Järjestäjällä on täysi oikeus valokuviin ja videoihin, joita tapahtumien järjestäjät tallentavat ennen kilpailua, sen aikana ja sen jälkeen.
Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään luottamuksellisina ja asiakastietojärjestelmään on oikeudet ainoastaan SBR Finlandin henkilökunnalla siltä osin, kun ne liittyvät työtehtäviin. Asiaton pääsy rekisteriin on estetty tehokkaalla fyysisellä ja teknisellä suojauksella. Tietoja säilytetään toistaiseksi.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan tapahtumaan osallistuvalta tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä, www-lomakkeella lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista ja muista tilanteista, joissa tapahtumiin osallistuva luovuttaa tietojaan.
Rekisteriin tallennetut tiedot kerätään lähtökohtaisesti kultakin osallistuvalta henkilöltä itseltään. Joukkuekilpailuissa yksi henkilö voi kuitenkin kerralla ilmoittaa koko joukkueen tiedot.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennetut tiedot kerätään lähtökohtaisesti kultakin osallistuvalta henkilöltä itseltään. Joukkuekilpailuissa yksi henkilö voi kuitenkin kerralla ilmoittaa koko joukkueen tiedot.
Tietoja ei luovuteta kolmannelle. Tällä hetkellä kaikki tieto säilytetään EU:n alueella, eikä tietoja siirretä EU:n/ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Rekisteröityjen tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.